Как подписать любой документ электронной подписью Все способы и пошаговая инструкция

Электронная подпись обеспечивает безопасность и подлинность документов, необходимых для заключения сделок, подтверждения прав на имущество и многих других целей. Но для начала необходимо создать электронную подпись! Это может быть сделано с помощью специального программного обеспечения для ее создания. Кроме того можно обратиться в уполномоченную организацию — удостоверяющий центр для получения сертификата.

Как подписать документ PDF электронной подписью

Электронная подпись — это цифровой аналог обычной подписи, который используется для подтверждения авторства и целостности документа. В случае с PDF документами, электронная подпись добавляется в виде электронного сертификата, который является цифровым шифром, связанным с личной информацией владельца.

В большинстве программ для работы с PDF есть функция добавления электронной подписи.

Через КриптоПро PDF

КриптоПро PDF — это специальное программное обеспечение, предназначенное для работы с электронными документами в формате PDF, в том числе для подписания документов электронной подписью.

1. Установка КриптоПро PDF

Первым делом нужно установить программу КриптоПро PDF на ваш компьютер. Вы можете скачать установочный файл с официального сайта разработчика и следовать инструкциям по установке.

2. Открытие документа PDF

После установки КриптоПро PDF откройте программу и выберите документ PDF, который вы хотите подписать.

3. Выбор сертификата

После открытия документа в программе КриптоПро PDF, выберите опцию «Подписать» или «Добавить подпись». Затем вам потребуется выбрать сертификат, который будет использоваться для подписания.

4. Расположение подписи

После выбора сертификата, укажите место в документе, где должна быть размещена подпись. Вы можете выбрать опцию размещения подписи в виде отдельной строки или в виде графического изображения.

5. Подписание документа

После указания местоположения подписи, введите пароль (если установлен) для доступа к сертификату, затем подтвердите создание подписи. Программа КриптоПро PDF автоматически добавит электронную подпись в указанное место документа.

6. Сохранение подписанного документа

После подписания документа сохраните его, чтобы применить все внесенные изменения.

В Adobe Acrobat

Adobe Acrobat — это один из самых популярных программных продуктов для работы с PDF-документами. В нём достаточно просто подписать документ электронной подписью.

1. Открытие PDF-документа

После запуска документа в Adobe Acrobat нужно найти на панели инструментов раздел «Защита». В этом разделе — опцию «Подписать и защитить» и выбрать «Подписать документ».

2. Выбор способа подписи

Можно выбрать простую подпись, подпись с фотографией, подпись с помощью различных сертификатов и т.д. Для удобства есть вариант создать собственную подпись, чтобы каждый раз не вводить данные заново.

3. Выбор места подписания на документе

Просто нажимаем на нужное место левой кнопкой мыши и появится окно для ввода пароля или пин-кода. Вводим его и подтверждаем подпись. Готово!

Как подписать документ Word электронной подписью

В настоящее время многие компании и организации используют этот метод для совершения юридически значимых сделок, заключения договоров и обмена документами. Существует несколько способов подписания документов в формате Word электронной подписью, однако сейчас мы не станем останавливаться на них столь же подробно, как в предыдущей главе. Рассмотрим некоторые из них в схематическом плане.

Использование специализированных программ

После того, как документ сохранен в формате PDF (соответствующая функция есть в Word), его можно подписать в Adobe Acrobat, используя электронную подпись. Для этого открываем документ в Adobe Acrobat, выбираем инструмент подписи, добавляем свою электронную подпись и сохраняем документ с подписью в PDF-формате.

Использование онлайн-сервисов DocuSign или HelloSign

Эти сервисы позволяют загружать документы в различных форматах, включая формат Word, и подписывать их с помощью электронной подписи. После завершения подписания документ можно скачать в формате PDF или сохранить в облачном хранилище.

Использование встроенных средств для подписания документов

В некоторых версиях Microsoft Word есть функция добавления электронной подписи непосредственно в документ. Для этого необходимо открыть документ в Word, выбрать раздел «Вставка» и затем «Подпись». После этого можно выбрать способ добавления подписи, например, используя подпись на документе или загружая изображение подписи в формате PNG.

Как подписать документ электронной подписью через Госуслуги

1. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Для этого необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ), предоставив все необходимые документы и пройдя процедуру идентификации личности. После этого вы получите устройство (токен) для работы с электронными подписями и установите необходимое программное обеспечение.

2. Зайти на официальный сайт Госуслуги

Выберите раздел «Электронные сервисы» и найдите нужную услугу, которую вы хотите оформить. Загрузите необходимый документ в формате, который требуется для данной услуги. После загрузки документа вас попросят подтвердить свою личность, используя КЭП.

3. Вставить устройство для работы с электронной подписью

Для этого, как правило, используется USB-порт компьютера. Далее вводится пароль или пин-код, который был установлен при получении ЭП, и подтверждается подпись. После успешной подписи можно сохранить документ на компьютере или отправить его напрямую на адрес получателя.

Важно отметить, что подписание документов через Госуслуги имеет высокую юридическую значимость и признается государственными органами. Таким образом этот метод подписания документов обеспечивает такие же правовые последствия, как и подписание документа офлайн.

Как подписать документ электронной подписью в Web-системе СБИС

СБИС представляет собой электронный документооборот для банковской сферы и предоставляет удобный способ подписания документов электронной подписью. Этот метод не только обеспечивает защиту документов, но и признается официальным и правозащитным.

1. Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП)

Прежде всего, для использования функции подписания документов в веб-системе СБИС необходимо получить квалифицированную электронную подпись. Обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ) для получения устройства электронной подписи и прохождения процедуры идентификации личности.

2 Вход в веб-систему СБИС

После получения квалифицированной электронной подписи войдите в свою учетную запись в веб-системе СБИС, используя логин и пароль.

3 Выбор документа для подписания

После входа в систему выберите документ, который требуется подписать. Обычно это делается путем загрузки файла с документом в систему.

4 Выбор функции подписания

В СБИС найдите функцию подписания документа. Обычно это делается путем перехода в раздел подписания или утверждения документов.

5. Подписание документа

После выбора функции подписания вам будет предложено выбрать вашу квалифицированную электронную подпись. Выберите нужную подпись из списка, введите пароль и подтвердите подписание.

6. Сохранение подписанного документа

После успешной подписи документа, система СБИС предоставит вам возможность скачать подписанный файл на ваш компьютер или отправить его непосредственно на адрес получателя.

7. Проверка подписанного документа

После завершения процедуры подписания убедитесь в том, что полученный документ соответствует вашим ожиданиям. Вы также можете провести проверку подлинности подписи и безопасности документа.

Читайте также, что такое электронная цифровая подпись: